Węgliniec
Serce Borów Dolnośląskich

       koronawirus

banner poradni segregacji   

    Zmiany w 2020 r. dotyczące sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej.

    Pierwsza połowa roku w działalności organizacji pozarządowych to w dużej części czas poświęcony na realizacje obowiązków sprawozdawczych. W większości organizacji rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy. Do tej pory, przez pierwsze trzy miesiące roku, organizacja pozarządowa miała wytworzyć sprawozdanie finansowe zatwierdzone przez zarząd (do 31 marca). Następnie do 30 czerwca był czas na zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez właściwy organ statutowy (najczęściej walne zgromadzenie), a później w ciągu 10 dni po zatwierdzeniu, przekazanie sprawozdania do właściwego urzędu skarbowego.

   W 2020 roku nastąpiły zmiany w zakresie sprawozdawczości organizacji pozarządowych, a związane były z formą sporządzanego sprawozdania finansowego. W 2019 roku sprawozdanie finansowe (za 2018 r.) w większości organizacji pozarządowych składane były w postaci zeskanowanego papierowego sprawozdania finansowego. Pierwsza zmiana polega na tym, że sprawozdanie w 2020 r. (za 2019 r.) musi zostać sporządzone w elektronicznie strukturze logicznej xml.

    Druga zmiana dotyczyła miejsca składania zatwierdzonego sprawozdania finansowego. Od 2020 r. sprawozdanie finansowe przekazywane jest nie do właściwego urzędu skarbowego, a do szefa Krajowej Administracji Skarbowej (nie dotyczy to ngo z działalnością gospodarczą, które przesyłają sprawozdanie finansowe do KRS). Jak powyższe zmiany wykonać, opisano w artykule publikowanym na stronie UWMD w lutym br. W roku 2020, w związku z pandemią COVOD-19 terminy sprawozdawcze zostały zmienione w następujący sposób:

1/ Sporządzenie i zatwierdzenia sprawozdania finansowego przez zarząd powinno być wykonane do 30 czerwca 2020 r.;

2/ Zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez właściwy organ statutowy należy wykonać do 30 września 2020 r.;

3/ Przesłanie sprawozdania finansowego wraz z uchwałą zatwierdzającą do szefa Krajowej Administracji Skarbowej należy wykonać w ciągu 10 dni po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, nie później niż do 12 września 2020 r.

Posiedzenie zarządu organizacji pozarządowej w czasach pandemii.

   Zarząd jest wewnętrznym organem organizacji, powołanym do podejmowania bieżących decyzji oraz reprezentowania organizacji na zewnątrz. Zarząd działa zgodnie ze statutem organizacji oraz uchwałami walnego zgromadzenia członków. Może posiadać regulamin pracy zarządu. Członkowie zarządu mogą otrzymywać wynagrodzenie za pełnione funkcje. Zarząd pracuje na posiedzeniach, w których udział powinna brać co najmniej połowa składu zarządu. Częstotliwość posiedzeń reguluje statut organizacji. Posiedzenie zarządu zwołuje prezes w sposób i formie regulowanej w statucie organizacji. powiadamiając skutecznie o terminie. Z każdego posiedzenia powinna być stworzona dokumentacja:

1/ lista obecności;

2/ protokół zawierający listę poruszanych podczas posiedzenia spraw i podjętych ustaleń, między innymi dotyczących uchwalanych uchwał;

3/ uchwały podjęte w trakcie posiedzenia podpisane przez członków zarządu lub upoważnione osoby.

   Z powodu pandemii koronawirusa nie było możliwości przeprowadzenia stacjonarnych posiedzeń zarządów. Tylko niektóre stowarzyszenia posiadały zapisy w statucie umożliwiające odbywanie posiedzeń on-line. Praktycznie większość pozbawiona została możliwości zarzadzania stowarzyszeniami. Ustawą z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, wprowadzono zapisy umożliwiające pracę on-line organów zarządzających fundacjami i stowarzyszeniami. Aby można zwołać posiedzenie zarządu z możliwością podejmowania (głosowania) uchwał, należy uzyskać zgodę członków tego organu, która musi być wydana w formie dokumentowej. Wykształciła się praktyka, że za dokument uznane zostały obrazy, dźwięki, wiadomości e-mail, sms czy też pliki komputerowe. Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wymagane jest złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Tym samym ta forma czynności prawnych jest mniej sformalizowana niż forma pisemna, ponieważ aby zachować formę pisemną czynność prawnej, należy złożyć własnoręczny podpis na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Jak wynika z powyższego, do zachowania formy dokumentowej, konieczne będzie złożenie oświadczenia w sposób, który umożliwi ustalenie osoby składającej to oświadczenie. Może to być np. wysłanie oświadczenia z adresu e-mail przypisanego do konkretnego członka zarządu. Aby uniknąć kwestionowania „własnoręczności” oświadczenia wysłanego e-mailem, proponuję by wszelkie dokumenty z posiedzenia on-line zarządu, podpisywane były podpisem zaufanym (przez platformę ePUAP). Dotyczy to listy obecności, przyjętych uchwał oraz wszelkich innych dokumentów wymagających podpisów wszystkich członków zarządu. Szesnastego maja br. ukazało się Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w sprawie wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. 2020.878), które wyłączyło z obowiązku zakazu zgromadzeń spotkań i zebrań związanych z działalnością organizacji pozarządowych, o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, tj.:

1/ organizacjami pozarządowymi są niebędące jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy o finansach publicznych lub przedsiębiorstwami, instytutami badawczymi, bankami i spółkami prawa handlowego będącymi państwowymi lub samorządowymi osobami prawnymi,

2/ niedziałające w celu osiągnięcia zysku osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, w tym fundacje i stowarzyszenia.